Resumo. O SACOD trata apenas os dados necessários para prestar, proteger e aprimorar o serviço. A AccFlow não vende dados pessoais. Quando processa documentos por instrução de um escritório contratante, esse escritório normalmente é o controlador e a AccFlow atua como operadora.
1. Objetivo e alcance
Esta Política explica como o SACOD trata dados pessoais no site, na solicitação de demonstração, na contratação, no suporte e na plataforma de coleta, classificação e organização de documentos contábeis.
Ela se aplica a visitantes, interessados, contratantes, usuários autorizados e pessoas cujos dados constem dos documentos processados. Sites, aplicativos e plataformas de terceiros acessados por links ou integrações possuem regras próprias de privacidade.
Esta Política complementa os Termos de Uso, a proposta comercial e, quando aplicável, o contrato de tratamento de dados celebrado com o Contratante.
2. Identificação da responsável
O SACOD é fornecido por F. FERREIRA TECNOLOGIA E AUTOMAÇÕES LTDA., nome fantasia AccFlow, pessoa jurídica de direito privado inscrita no CNPJ sob o nº 66.341.657/0001-20.
A pessoa jurídica AccFlow responde pelos tratamentos que realizar como controladora ou operadora. Seus sócios, administradores, empregados e representantes não se tornam controladores nem assumem obrigações em nome próprio pelo simples exercício de suas funções, ressalvadas as hipóteses de responsabilidade pessoal expressamente previstas na legislação.
3. Quando a AccFlow é controladora ou operadora
3.1. AccFlow como controladora
A AccFlow é controladora quando decide as finalidades e os meios essenciais do tratamento, por exemplo, para gerir demonstrações, cadastro, relacionamento comercial, faturamento, segurança, suporte, prevenção a fraude e cumprimento de suas obrigações legais.
3.2. AccFlow como operadora
Em regra, a AccFlow atua como operadora ao processar, classificar e encaminhar documentos e mensagens em nome do Contratante. Nessa situação, o Contratante define as finalidades, as bases legais e as instruções do tratamento, e deve prestar informações e atender os titulares.
3.3. A função decorre da operação concreta
A qualificação jurídica depende de quem efetivamente toma as decisões em cada tratamento, e não apenas do nome utilizado no contrato. Caso a AccFlow passe a decidir finalidade própria para determinado uso, responderá como controladora quanto a esse uso.
4. Quais dados pessoais podem ser tratados
| Categoria | Exemplos | Contexto |
|---|---|---|
| Contato, cadastro e agendamento | Nome, e-mail, telefone/WhatsApp, empresa, cargo, data e horário escolhidos, login e identificadores da conta | Demonstração, contratação, acesso e suporte |
| Empresariais e fiscais | Razão social, CNPJ ou CPF quando aplicável, endereço, dados de cobrança, notas fiscais e situação de pagamento | Contrato, faturamento e obrigações legais |
| Técnicos e de segurança | Endereço IP, data e hora, navegador, dispositivo, registros de acesso, autenticação, ações e falhas | Operação, auditoria, prevenção a fraude e segurança |
| Configurações e integrações | Número ou identificador do canal, pastas, regras, contas conectadas, chaves e tokens de autorização | Conexão com WhatsApp, nuvem e outros serviços |
| Documentos e comunicações | Arquivos, imagens, textos, metadados, nomes, números de documentos e informações contábeis ou fiscais | Coleta, classificação, organização e suporte |
| Uso e métricas | Páginas e recursos acessados, eventos de interação, faixa aproximada de clientes e indicadores de desempenho | Experiência, diagnóstico e melhoria do serviço |
| Atendimento | Solicitações, mensagens, anexos, gravações quando previamente informadas e histórico de suporte | Atendimento e solução de problemas |
Dependendo do documento enviado pelo Contratante, podem existir dados pessoais sensíveis ou dados de crianças e adolescentes. O SACOD não exige esses dados por padrão; o Contratante deve limitar o envio ao necessário e possuir base legal adequada.
Senhas de serviços externos não devem ser compartilhadas diretamente com a AccFlow. As integrações devem usar, sempre que disponível, mecanismos próprios de autorização, como tokens de acesso.
5. Como obtemos os dados
- diretamente do titular, ao preencher formulário, contratar, criar conta ou falar com o suporte;
- do Contratante e de seus usuários autorizados;
- dos clientes, empregados, fornecedores ou parceiros do Contratante que enviam documentos pelos canais configurados;
- das integrações autorizadas pelo Contratante, dentro das permissões concedidas;
- automaticamente, por registros técnicos, de segurança e de uso;
- de fontes públicas legítimas ou parceiros, quando necessário e permitido pela legislação.
6. Finalidades e bases legais
A base legal é definida conforme a operação concreta. A AccFlow não utiliza o consentimento quando outra hipótese legal for mais apropriada e não condiciona o serviço a consentimentos desnecessários.
| Finalidade | Bases legais que podem ser aplicáveis |
|---|---|
| Responder contatos, demonstrar, contratar, implantar e prestar o SACOD | Procedimentos preliminares e execução de contrato |
| Autenticar usuários, registrar operações, proteger contas e prevenir fraude | Execução contratual, legítimo interesse, proteção do crédito e cumprimento de obrigação legal |
| Emitir cobranças, documentos fiscais e manter registros obrigatórios | Execução de contrato e cumprimento de obrigação legal ou regulatória |
| Atender suporte, reclamações, auditorias e exercer defesa em processos | Execução contratual, legítimo interesse, obrigação legal e exercício regular de direitos |
| Analisar desempenho e melhorar recursos, com dados mínimos ou agregados quando possível | Legítimo interesse, observados necessidade, expectativa e direitos do titular |
| Enviar comunicações promocionais opcionais | Consentimento ou legítimo interesse, conforme o contexto, sempre com opção de oposição ou descadastramento |
| Processar documentos em nome do Contratante | Instruções do controlador e bases legais definidas por ele nos termos dos arts. 7º e 11 da LGPD |
| Proteger vida ou integridade física em situação excepcional | Proteção da vida ou da incolumidade física |
Quando houver legítimo interesse, a AccFlow avaliará finalidade, necessidade, balanceamento com os direitos do titular e salvaguardas cabíveis. O titular poderá se opor nas hipóteses previstas em lei.
Dados marcados como necessários no cadastro ou na contratação são indispensáveis para autenticar o usuário, configurar integrações, faturar ou executar o serviço. A recusa pode impedir a demonstração solicitada, a celebração do contrato ou o funcionamento do recurso correspondente. Dados opcionais serão identificados como tais e sua ausência não prejudicará funcionalidades não relacionadas.
7. Documentos enviados pelo Contratante
O Contratante é responsável por informar seus clientes e demais titulares sobre o uso do SACOD, definir base legal, configurar acessos e enviar somente dados pertinentes. Também deverá respeitar sigilos profissional, fiscal, contábil, contratual e legal que incidam sobre os arquivos.
A AccFlow tratará esses dados conforme instruções documentadas, o contrato e a lei; limitará o acesso às pessoas e fornecedores que necessitem executar o serviço; e auxiliará o Contratante, dentro de suas atribuições, no atendimento de direitos e incidentes.
Se um titular contatar a AccFlow sobre dados controlados por um escritório, a solicitação poderá ser encaminhada ao respectivo Contratante. Isso evita que a AccFlow altere ou elimine dados sem autorização do controlador responsável.
8. Inteligência artificial e tratamento automatizado
O SACOD pode usar modelos de inteligência artificial para extrair texto, reconhecer o tipo de documento, sugerir nomes e determinar rotas de organização. Para isso, o conteúdo necessário poderá ser enviado a provedores tecnológicos contratados como operadores ou suboperadores.
A AccFlow busca aplicar minimização, controles de acesso e configurações contratuais adequadas. Não vende documentos nem utiliza, por iniciativa própria, conteúdo pessoal identificável para treinar modelos de uso geral com finalidade independente da prestação do SACOD, salvo autorização específica, transparência e base legal válida.
Resultados automatizados podem conter erros e devem ser revisados quando relevantes. O titular pode solicitar informações e, nas hipóteses do art. 20 da LGPD, revisão de decisão tomada unicamente com base em tratamento automatizado que afete seus interesses.
9. Com quem os dados podem ser compartilhados
A AccFlow poderá compartilhar apenas os dados necessários com:
- provedores de hospedagem, banco de dados, armazenamento, monitoramento, segurança e backup;
- provedores de inteligência artificial, OCR e processamento de documentos;
- WhatsApp/Meta e provedores oficiais ou integradores do canal contratado;
- Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox ou outra nuvem autorizada pelo Contratante;
- plataformas de atendimento, comunicação, assinatura, cobrança e emissão fiscal;
- consultores, contadores, auditores e assessores jurídicos sujeitos a confidencialidade;
- autoridades públicas, mediante obrigação legal, ordem válida ou exercício regular de direitos;
- sucessores em reorganização, incorporação ou transferência da operação, preservadas as garantias aplicáveis.
A lista atualizada das entidades com as quais dados pessoais tenham sido compartilhados será fornecida ao titular ou ao controlador responsável quando cabível, ressalvados segredos comercial e industrial e limitações legais.
A AccFlow não comercializa nem aluga dados pessoais.
10. Transferências internacionais
Alguns fornecedores de nuvem, comunicação ou inteligência artificial podem armazenar ou acessar dados fora do Brasil, inclusive nos Estados Unidos, em países da União Europeia ou em outras localidades utilizadas pelo provedor escolhido pelo Contratante. A localização concreta depende das integrações e da configuração contratadas.
Essas transferências serão realizadas para finalidades legítimas, específicas e informadas, com os dados mínimos necessários e por mecanismo admitido nos arts. 33 a 36 da LGPD e na Resolução CD/ANPD nº 19/2024. Conforme o caso, poderão ser adotadas cláusulas-padrão contratuais da ANPD, decisão de adequação ou outro mecanismo válido.
O titular poderá solicitar informações sobre forma, duração, finalidade, país de destino, agentes envolvidos, responsabilidades, medidas de segurança e transferências posteriores. Quando a transferência utilizar cláusulas contratuais, será fornecida cópia das cláusulas aplicáveis no prazo regulamentar, em regra de até 15 dias, preservados os segredos comercial e industrial.
12. Por quanto tempo conservamos os dados
Os dados são mantidos somente pelo tempo necessário à finalidade informada, ao contrato, às obrigações legais ou ao exercício regular de direitos. Os critérios incluem natureza do dado, volume, riscos, necessidade operacional e prazos prescricionais.
| Dados | Critério geral de retenção |
|---|---|
| Contato comercial | Enquanto houver negociação ou relacionamento legítimo; contatos inativos serão periodicamente revistos, eliminados ou anonimizados |
| Proteções técnicas do formulário e da agenda | O token de escolha de horário expira em até 2 horas; chaves de idempotência são eliminadas após 7 dias; eventos de limitação de tentativas, que usam o IP transformado por hash com segredo, expiram após 2 dias; o conteúdo de notificações enviadas é anonimizado após 30 dias |
| Conta e contrato | Durante a relação e depois pelo prazo necessário a obrigações legais, cobrança e defesa de direitos |
| Documentos processados | Conforme contrato, configuração e instruções do Contratante; após o término, pelo período técnico informado para exportação e exclusão, salvo retenção legal |
| Registros de acesso à aplicação | Pelo prazo legal aplicável, em regra 6 meses nos termos do Marco Civil da Internet, ou por período maior mediante fundamento válido |
| Registros de incidentes | Ao menos 5 anos quando sujeitos ao Regulamento de Comunicação de Incidente de Segurança da ANPD |
| Backups | Até a sobregravação conforme o ciclo técnico e de segurança, com acesso restrito e sem uso ordinário |
Encerrada a finalidade e ausente hipótese de conservação, os dados serão eliminados ou anonimizados de forma segura. Dados anonimizados que não permitam reversão razoável podem ser mantidos para estatísticas e melhoria.
13. Segurança e resposta a incidentes
A AccFlow adota medidas técnicas e administrativas proporcionais aos riscos, que podem incluir criptografia em trânsito, proteção de credenciais e tokens, controle de acesso, segregação de ambientes, registros de auditoria, cópias de segurança, atualizações, monitoramento e compromissos de confidencialidade.
Nenhum serviço conectado à internet é absolutamente invulnerável. O usuário deve proteger credenciais, manter dispositivos e contas externas seguros, limitar permissões e comunicar imediatamente atividade suspeita.
Incidentes serão avaliados, contidos, registrados e tratados. Quando atuar como operadora, a AccFlow comunicará o controlador sem demora injustificada e fornecerá informações disponíveis. Quando atuar como controladora e o incidente puder acarretar risco ou dano relevante, comunicará a ANPD e os titulares no prazo regulamentar — em regra, 3 dias úteis — ressalvadas hipóteses de prazo diferenciado previstas em lei ou regulamento.
14. Seus direitos como titular
Nos limites da LGPD, o titular poderá solicitar:
- confirmação da existência de tratamento e acesso aos dados;
- correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
- anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade;
- portabilidade, observada a regulamentação e os segredos comercial e industrial;
- eliminação dos dados tratados com consentimento, ressalvadas as hipóteses legais de conservação;
- informações sobre compartilhamento e sobre a possibilidade e as consequências de negar consentimento;
- revogação do consentimento e oposição a tratamento irregular;
- revisão e explicação sobre decisões exclusivamente automatizadas, quando aplicável;
- petição à ANPD e aos órgãos de defesa do consumidor.
O exercício é gratuito e não exige conta ativa. Para proteger o titular, a AccFlow poderá solicitar informações razoáveis para confirmar identidade e legitimidade, sem coletar documentos excessivos. A confirmação e o acesso simplificado serão providenciados imediatamente quando possível; a declaração clara e completa será fornecida, em regra, em até 15 dias, observados os prazos diferenciados legalmente aplicáveis. Limitações ou impossibilidades serão justificadas.
Se a AccFlow atuar como operadora, o pedido deverá ser decidido pelo Contratante controlador. A AccFlow auxiliará e encaminhará a solicitação ao responsável quando possível.
15. Dados de crianças e adolescentes
O SACOD é direcionado a empresas e profissionais e não busca contratar crianças ou adolescentes. Documentos encaminhados pelo Contratante podem, excepcionalmente, conter dados de menores.
Nesses casos, o Contratante deverá assegurar a base legal, a necessidade e o melhor interesse da criança ou do adolescente, além de cumprir os requisitos do art. 14 da LGPD. A AccFlow aplicará proteção compatível e não usará esses dados para publicidade comportamental.
16. Transparência e defesa do consumidor
Quando houver relação de consumo, esta Política será interpretada em conjunto com o Código de Defesa do Consumidor. A AccFlow fornecerá informação adequada, clara e acessível e não utilizará esta Política para limitar direitos indisponíveis, impedir reparação ou transferir ao consumidor riscos próprios da atividade.
O titular pode procurar os canais da AccFlow e, sem prejuízo deles, a ANPD, os órgãos de defesa do consumidor e o Poder Judiciário.
17. Responsabilidades e proteção da pessoa jurídica
A AccFlow responde pelos tratamentos sob sua responsabilidade conforme seu papel e a legislação. O Contratante responde pelas decisões que tomar como controlador, inclusive base legal, transparência, conteúdo enviado, permissões de seus usuários e atendimento aos titulares.
Essa distribuição não exclui responsabilidade legal, solidariedade quando efetivamente aplicável nem o direito de regresso contra quem tenha dado causa ao dano. A mera participação societária, vínculo de trabalho ou prestação de serviços à AccFlow não transfere automaticamente às pessoas naturais a condição de agente de tratamento ou responsabilidade patrimonial pessoal, ressalvados abuso, ato ilícito e demais hipóteses legais.
Importante: esta Política não constitui garantia absoluta contra incidentes e não afasta deveres previstos na LGPD, no Marco Civil da Internet, no Código de Defesa do Consumidor ou em outras normas cogentes.
18. Alterações desta Política
A Política poderá ser atualizada por mudanças legais, regulatórias, técnicas ou operacionais. A nova versão indicará a data de atualização e será disponibilizada neste endereço.
Alterações relevantes serão comunicadas por meio razoável. Se uma nova finalidade depender de consentimento, ele será solicitado antes do tratamento. Versões anteriores poderão ser solicitadas pelo canal de privacidade.
19. Canal de privacidade
Pedidos de titulares, dúvidas, reclamações e comunicações de segurança podem ser apresentados pelos canais oficiais informados no site, na plataforma, na proposta comercial ou no contrato. Para agilizar, informe seu nome, relação com o SACOD, natureza do pedido e, se souber, o escritório contratante responsável pelos dados.
Se a AccFlow estiver dispensada de indicar encarregado nos termos da regulamentação aplicável a agentes de tratamento de pequeno porte, este canal continuará disponível para titulares e para a ANPD.
Nome fantasia: AccFlow
CNPJ: 66.341.657/0001-20
Produto: SACOD — Sistema Automático de Coleta e Organização de Documentos Contábeis
Canal de atendimento: WhatsApp +55 (51) 98212-4865